Tratamiento de Datos y Política de Privacidad -

TRATAMIENTO DE DATOS Y POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE HM SOLUTIONS SAS

HM SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 900.466.772-2, con domicilio en Itagüí-Antioquia y dirección Calle 30 #53AB62, teléfono (57 4) 5788576, propietaria del dominio sympless.com; correos hmsolutions.gerencia@gmail.com, sympless@sympless.com; en este contrato es el responsable del tratamiento de los datos por consiguiente publica la presente política de protección de datos personales y su privacidad basada en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos, con la cual regula la recolección, el almacenamiento, el tratamiento, la protección y la administración de los datos obtenidos de sus empleados, clientes, proveedores y demás personas con las cuales se pueda llegar tener una relación de cualquier naturaleza. Esta política podrá ser modificada por HM SOLUTIONS SAS cuando la legislación así lo indique o por practicas cambiantes propias de la industria y gestión empresarial, cuando algún cambio ocurra, se anunciará a través de la pagina web o cualquier otro medio que se considere pertinente.

La información que suministren los empleados, clientes, proveedores o cualquier otra persona, de manera voluntaria o libre a HM SOLUTIONS SAS, será introducida en las bases de datos propias de las cuales HM SOLUTIONS SAS es responsable, se compromete a tratarlos de manera adecuada, privada y segura siguiendo los procedimientos internos y dando cumplimiento a la ley de seguridad de la información.

ASPECTOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

1. INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA Y SU NATURALEZA

La información que HM SOLUTIONS SAS recolecte será de acuerdo a la relación que sostenga con el titular de los datos, puede ser de carácter laboral, comercial o de cualquier otra índole y serán tratados de acuerdo a su naturaleza, así:

Para relaciones comerciales: las personas que libremente y por voluntad propia contactan a HM SOLUTIONS SAS a través de su página web, redes sociales, correos electrónicos, llamadas telefónicas u otros medios, para solicitar información de sus productos o servicios, la información requerida es básica de contacto donde se identifica la persona, la empresa, correo electrónico, teléfono y descripción o asunto. Eventualmente, al ser contactados a través del sitio web de HM SOLUTIONS SAS, los servidores de la empresa obtienen, para fines estadísticos, datos concernientes al sistema operativo que utiliza la persona que nos contacta, el browser y la dirección IP, lo mismo que aquellas secciones de nuestra página en las que la persona mostró su interés y que son descargadas a través de “cookies” operadas por el navegador.
Proveedores, Clientes y Otras personas: información necesaria para sostener una relación comercial concreta con HM SOLUTIONS SAS, se gestiona de acuerdo a los servicios y contratos que vamos a establecer entre ambas partes, siguiendo los lineamientos de esta política de tratamiento de datos según lo establece la Ley.

Empleados o Interesados en vincularse laboralmente a HM SOLUTIONS SAS: esta información es totalmente confidencial por lo cual no la hacemos publica, salvo que estrictamente sea requerida para cumplir procesos de recursos humanos, siempre y cuando la ley lo permita y con su debido tratamiento de confidencialidad. En el caso de las personas que desean vincularse con HM SOLUTIONS SAS, su información será compartida internamente, sólo con las personas de las áreas interesadas y durante el proceso de selección, los datos deben ser tratados según el procedimiento interno de recursos humanos para nuevas contrataciones.

2. ORIGEN O FUENTES DE LA INFORMACIÓN

La información suministrada o recolectada por HM SOLUTIONS SAS puede provenir de las siguientes fuentes:

De manera automática: cuando la información es suministrada por el titular desde el sitio web y redes sociales de HM SOLUTIONS SAS, estos sitios por su naturaleza utilizan herramientas o cookies que pueden obtener información automática mediante medios como hipervínculos o links y la dirección IP. Si el titular de la información no quiere que se recolecte este tipo de información de manera automática, debe deshabilitar de su explorador de Internet la aceptación de las cookies, bloqueando o no permitiendo el envío de información desde su equipo. Debe tener en cuenta que la presentación del sitio web se puede ver afectada si deshabilita las cookies, pues estas son usadas y necesarias para una buena experiencia de navegación en el sitio.
De manera directa o física: la información que nos proporcionen directa o físicamente será tratada bajo los lineamientos internos según el sistema de gestión de la calidad y según la ley lo indica.
De otras fuentes: podemos obtener información proveniente de terceros que están autorizados para el uso de los datos proporcionados, o de bases de datos públicas.

3. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

HM SOLUTIONS SAS, podrá almacenar, utilizar, suprimir, hacer circular la información según sea la finalidad para la cual recolectó dicha información, esta información debe ser exacta, completa, actualizada, clara, veraz y se debe poder comprobar; las acciones realizadas con la información se harán según lo establezca la Ley.

Datos sensibles: son todos aquellos datos que afectan la intimidad del titular o que por su uso indebido genere discriminación, como pueden ser los de origen racial, étnico, religioso, de filosofía, de orientación política, salud, vida sexual o biométricos que son aquellos que permiten identificar la persona por sus rasgos tales como fotos, huellas, firmas, voz, movimiento, iris, entre otros. En este caso, el titular puede determinar si proporciona estos datos en caso de ser solicitados por HM SOLUTONS SAS, le recomendamos al titular abstenerse de remitir información de carácter sensible en caso de que no la considere necesaria para la prestación de nuestros servicios.
Datos de menores de edad: HM SOLUTIONS SAS solo trata datos personales de menores de edad que hayan sido recolectados con el consentimiento de uno de sus padres como mínimo, o de sus representantes legales según sea el caso. Estos datos son solo para fines pertinentes de acuerdo a la presente política, pues HM SOLUTIONS SAS prestas servicios que están diseñados para mayores de edad. En el caso de empleados se presentará la recolección de datos de menores de edad para la conformación de semilleros en informática, estos son tratados bajo los lineamientos estipulados por la Ley y se manejaran según el procedimiento interno de calidad, recursos humanos y esta política.

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

HM SOLUTIONS SAS o quienes contrate, podrán utilizar los datos personales de acuerdo a sus necesidades. La empresa vigilara que los terceros contratados para hacer el tratamiento de datos cumplan con todos los requisitos establecidos por la ley y las políticas internas de calidad. Se utilizará la información recolectada para los siguientes fines:

Ofrecer información de sus productos y servicios: con el fin de compartir oportunidades comerciales de productos y servicios propios o de aliados de negocios a través de medios digitales, sitio web, correos, teléfono, redes sociales o medios físicos como correo certificado, volantes, revistas o catálogos impresos. Podremos realizar campañas de mercadeo, promociones, publicidad con respecto a mejoras en el servicio o productos nuevos.
Relación comercial: para las relaciones jurídicas o contractuales con los clientes, proveedores u otras personas como consultores y asesores externos. Para prestar los servicios contratados como asesorías, consultorías, implementaciones, capacitaciones e incluso servicios en la NUBE, al igual que mantenerlos informados de los cambios en los servicios prestados. Para la gestión administrativa, contable o tributaria como facturación, cartera, cobros y pagos, gestión de proveedores y gestión de clientes
Relación Laboral: para la relación laboral con empleados y practicantes, vinculaciones laborales, obligaciones legales y gestión del personal, riesgos laborales, afiliaciones, pagos de nómina, seguridad social, prestaciones sociales, cesantías, retenciones en la fuente y manejo de entidades que tengan que ver con la administración del personal.
Gestión Estadística y Administrativa: se podrá usar en estadísticas internas que nos permiten validar y verificar la estabilidad y calidad de los productos y servicios prestados a nuestros clientes, proveedores y empleados. Podremos generar encuestas de satisfacción que ayuden a medir el nivel de servicios con la empresa. Para realizar actividades de seguridad en los sitios virtuales de la empresa donde se manejen datos almacenados. Si hay necesidad de hacerlo, se podrán transmitir datos a terceras personas dentro y fuera del país, siempre y cuando dichas personas garanticen condiciones idóneas de manejo de la información, confidencialidad y seguridad.
Gestión de Quejas y Reclamos: para atender consultas, quejas y reclamos.

5. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HM SOLUTIONS SAS informará al titular de la información personal acerca de esta política y obtendrá la autorización del titular para el tratamiento de estos. Cualquier cambio a esta política de tratamiento de datos será avisado al titular de los datos. La autorización por parte del titular podrá ser obtenida mediante documento escrito, por correo electrónico, pagina web, verbal o telefónicamente, cualquier otro medio que permita probar la respectiva autorización. En caso de que la información sea requerida por entidades públicas, administrativas, legales, judiciales, que los datos sean de naturaleza publica o para urgencias médicas, sanitarias, para fines históricos, estadísticos o de análisis científicos o informáticos HM SOLUTIONS SAS, no requerirá de autorización del titular de los datos.

6. CONFIDENCIALIDAD

HM SOLUTIONS SAS no dará a conocer ni hará pública la información personal de sus clientes, proveedores y empleados, o cualquier otra persona que tenga alguna relación de cualquier índole con la empresa. Solo se dará a conocer la información a personas autorizadas por el mismo HM SOLUTIONS SAS para hacer el respectivo tratamiento de datos para la prestación del servicio o producto y a aquellas personas autorizadas por la Ley.

DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Ambas partes, el titular de los datos y HM SOLUTIOSN SAS, tienen deberes a cumplir en el tratamiento de datos personales del titular, así:

1. HM SOLUTIONS SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:

Tener la autorización del titular de los datos para su manejo y garantizar las condiciones previstas por la Ley 1581 de 2012, así como el ejercicio del derecho de Habeas Data. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los deberes y derechos que tiene dicha autorización para ambas partes.
Debe conservar la información bajo niveles de seguridad que no permitan la perdida, cambio o consulta, así como el uso o acceso no autorizado o con fines fraudulentos. Así garantizará que la información suministrada a la persona que va a hacer el tratamiento de los datos recibirá una información veraz, completa, actualizada, concisa y clara.
Debe garantizar la actualización de la información y corregirla cuando será incorrecta, informando a quien corresponda según sea el caso.
Entregarle única y exclusivamente la información necesaria al encargado del tratamiento de los datos y que este previamente autorizado según lo previsto en la Ley.
Garantizar que el encargado del tratamiento de los datos, maneje la información con respeto y con las condiciones de privacidad, seguridad y confidencialidad.
Se deben tramitar los reclamos o consultas según lo estipula la Ley 1581 de 2012. El trámite se hará según el procedimiento definido por la empresa y por esta política hasta que se finalice el trámite. Debe ser de conocimiento del encargado del tratamiento de los datos cualquier consulta, queja o reclamo que se presente.
Se debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten anomalías o violaciones a la seguridad y existan riesgos latentes en la administración de la información de los titulares. Así mismo, debe cumplir con las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
HM SOLUTIONS SAS debe garantizar el almacenamiento de las quejas y reclamos referente al tratamiento de los datos. Al igual que identificar si la información tiene algún proceso judicial manejado por alguna autoridad competente. Así mismo debe abstenerse de procesar información que este notificada como bloqueada o restringida en uso por la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. DEBERES Y DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACION:

Puede solicitar en cualquier momento, la autorización que otorgó a HM SOLUTIOSN SAS para el tratamiento de sus datos. Podría revocar dicha autorización cuando el tratamiento de sus datos no este respetando o siguiendo los principios conforme a la Ley.
Debe rectificar los datos entregados a HM SOLUTIONS SAS cuando los datos sean inexactos, parciales, incompletos o que puedan generar error. Así mismo debe ser informado de algún cambio previa solicitud y podrá acceder, en cualquier momento, a los datos personales que haya sido objeto de tratamiento por parte de HM SOLUTIONS SAS.
Podrá presentar quejas o reclamos al tratamiento de los datos a HM SOLUTIONS SAS, así mismo podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

HM SOLUTIONS SAS, proporciona al titular de los datos, el procedimiento o medio por el cual puede hacer una consulta a sus datos o por el cual puede asentar una solicitud de queja o reclamo con respecto al tratamiento de sus datos. El área de calidad será la responsable de atender las peticiones de los titulares y para ello se determina el siguiente procedimiento:

Para Consultas: el titular de la información podrá radicar su consulta directamente en la sede de HM SOLUTIONS SAS, calle 30 53 AB 62, Itagüí; o por teléfono, llamando al +(57 4) 578 85 76; o por correo electrónico: gerencia@gmail.com, sympless@symples.com, para lo cual debe suministrar sus datos. Si es el titular debe proporcionar copia del documento de identidad, si es el representante legal o apoderado debe presentar el documento de identidad y el poder que lo faculte para el trámite y copia del documento de identidad del titular. La consulta será atendida en un termino de 8 días hábiles que se cuentan a partir de la fecha de radicación, de no poderse responder dentro de os términos se debe avisar al titular y pactar una nueva fecha de respuesta a su consulta.

Para Reclamos: el titular de la información podrá solicitar la actualización, eliminación o rectificación de su información o en su defecto podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de su información, podrá radicar su reclamo directamente en la sede de HM SOLUTIONS SAS, calle 30 53 AB 62, Itagüí; o por teléfono, llamando al +(57 4) 578 85 76; o por correo electrónico: gerencia@gmail.com, sympless@symples.com, para lo cual debe suministrar sus datos. Si es el titular debe proporcionar copia del documento de identidad, si es el representante legal o apoderado debe presentar el documento de identidad y el poder que lo faculte para el trámite y copia del documento de identidad del titular. La solicitud debe indicar claramente cuál es la reclamación y hacer una descripción detallada de los motivos o hechos que lo llevan a presentar su reclamación y si es del caso suministrar información probatoria del hecho. El reclamo será asentado en las bases de datos en los próximos 2 días hábiles para garantizar que está completo su reporte. Este se atenderá en un término de 15 días hábiles que se cuentan a partir de la fecha de radicado, de no poderse responder dentro de os términos se debe avisar al titular y pactar una nueva fecha de respuesta a su reclamo.

VIGENCIAS

1. DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SU PRIVACIDAD

Esta política estará vigente desde en momento de su divulgación por cualquier medio. HM SOLUTIONS SAS podrá modificarla o actualizarla en cualquier momento para lo cual se reserva el derecho de hacerlo y dará aviso oportuno a los destinatarios de la misma. Las versiones de dicha política serán administradas por el área de calidad.

2. DE LAS BASES DE DATOS

En HM SOLUTIONS SAS las bases de datos personales estarán vigentes por el período de tiempo exigido por la Ley, o por el contrato que los regule o por el tiempo que sea necesario para cumplir con esta política.

HM SOLUTIONS SAS – NIT: 900.466.772-2

TRATAMIENTO DE DATOS Y POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE HM SOLUTIONS SAS – SGC-PT0001-V0002 – 26/01/2020